وظيفة مراقب وثائق في شركة KUWAIT JOBS HERE بالكويت

تعلن منصة KUWAIT JOBS HERE، وهي جهة معروفة في مجال التوظيف ونشر الفرص الوظيفية في دولة الكويت، عن توفر وظيفة شاغرة لمهنة مراقب وثائق (Document Controller). هذه الوظيفة متاحة في منطقة الأحمدي، إحدى المناطق الحيوية والصناعية المهمة في البلاد. تمثل هذه الفرصة مناسبة ممتازة للمهنيين ذوي الخبرة في إدارة وتنظيم الوثائق ضمن بيئة عمل منظمة واحترافية.

وصف الوظيفة والمسؤوليات

سيتم تعيين مراقب الوثائق في فريق يعمل على ضمان كفاءة وفعالية أنظمة إدارة المستندات. المسؤوليات الأساسية لهذا المنصب تشمل، على سبيل المثال لا الحصر:

• الإشراف على دورة حياة الوثيقة: استلام، وتسجيل، وتوزيع، وأرشفة جميع الوثائق والمستندات الداخلية والخارجية (مثل العقود، والتقارير، والمراسلات، والرسومات الهندسية) وفقًا للإجراءات المعتمدة.
• ضمان الجودة والامتثال: التأكد من أن جميع الوثائق تتوافق مع المعايير المطلوبة، والسياسات الداخلية للشركة، وأي لوائح تنظيمية ذات صلة قبل توزيعها.
• إدارة أنظمة الأرشيف الإلكتروني والورقي: الحفاظ على نظام أرشفة منظم وسهل الاسترجاع، سواء كان رقميًا (مثل أنظمة إدارة المستندات DMS) أو ماديًا، لضمان سلامة وأمن المعلومات.
• تحديث قوائم التوزيع وسجلات الوثائق: إدارة وتحديث سجلات تتبع الوثائق بدقة، بما في ذلك إصدارات المستندات، وحالة المراجعة، وأطراف التوزيع.
• دعم الفرق والمشاريع: العمل بشكل وثيق مع مختلف الإدارات (كالهندسة، والمشاريع، والإدارة) لتلبية احتياجاتهم من الوثائق وتسهيل تدفق المعلومات بسلاسة.
• إعداد التقارير: إعداد تقارير دورية عن حالة الوثائق وأنشطة إدارتها للمشرفين المباشرين.

المؤهلات والمتطلبات الأساسية

لكي تكون مرشحًا مناسبًا لهذه الوظيفة، يجب أن تستوفي المعايير التالية:

• المؤهل التعليمي: شهادة دبلوم أو بكالوريوس في مجال ذي صلة مثل الإدارة المكتبية، أو إدارة المعلومات، أو تكنولوجيا المعلومات، أو أي تخصص مشابه.
• الخبرة العملية: خبرة سابقة مثبتة في وظيفة مراقب وثائق أو دور مشابه في إدارة المستندات. تفضل الخبرة في بيئات المشاريع أو القطاعات الهندسية أو الإنشائية.
• المهارات التقنية:
  • إتقان ممتاز لحزمة برامج Microsoft Office (وخاصة Word, Excel, Outlook).
  • خبرة عملية في استخدام أنظمة إدارة الوثائق الإلكترونية (EDMS) مثل Aconex، أو Documentum، أو SharePoint (ستكون ميزة إضافية قوية).
  • فهم قوي لإجراءات مراقبة الوثائق ومعايير الأرشفة.
• المهارات الشخصية:
  • دقة عالية في العمل واهتمام شديد بالتفاصيل.
  • مهارات تنظيمية وإدارية وقت ممتازة.
  • قدرة على التعامل مع كميات كبيرة من المعلومات والوثائق تحت ضغط الوقت.
  • مهارات اتصال وتواصل جيدة، سواء باللغة العربية أو الإنجليزية.
  • القدرة على العمل بشكل مستقل وكذلك ضمن فريق.

موقع العمل والبيئة

سيكون مكان العمل الرئيسي في منطقة الأحمدي في دولة الكويت. تشتهر الأحمدي بوجود العديد من المرافق الصناعية والشركات الكبرى، مما يوفر بيئة عمل ديناميكية ومهنية. من المتوقع أن يكون مكان العمل مجهزًا بتقنيات حديثة تدعم المهام الإدارية والوثائقية بكفاءة.

كيفية التقديم للوظيفة

يتم نشر هذه الوظيفة عبر منصة KUWAIT JOBS HERE على موقع لينكدإن (LinkedIn)، وهو ما يشير إلى أن عملية التقديم ستتم من خلال المنصة المذكورة.

خطوات التقديم المقترحة:

1. قم بزيارة الرابط الأصلي للإعلان المنشور على LinkedIn (المرفق في مصدر الوظيفة).
2. اقرأ تفاصيل الوظيفة بعناية للتأكد من استيفائك للمتطلبات.
3. قم بتحديث سيرتك الذاتية (CV) لتبرز فيها الخبرات والمهارات ذات الصلة بوظيفة مراقب الوثائق.
4. استخدم زر "تقدم الآن" أو "Easy Apply" الموجود على صفحة الوظيفة على LinkedIn لإرسال طلبك.
5. تأكد من أن ملفك الشخصي على LinkedIn محدث ويمثل خبراتك بشكل احترافي.

نظرًا لأن الشركة المعلنة هي KUWAIT JOBS HERE، فقد تعمل كوسيط توظيف لصالح شركة عميلة. لذلك، قد تتضمن المراحل اللاحقة مقابلات مع الشركة صاحبة العمل الفعلية.

نصيحة: نظرًا لطبيعة الوظيفة، يفضل إعداد خطاب تغطية (Cover Letter) موجز يشرح مدى ملاءمتك للمنصب وأهم إنجازاتك السابقة في مجال إدارة الوثائق.