مدير مكتب ومساعد تنفيذي بخلفية مالية - دبي
تقدم شركة رائدة عبر وكالة التوظيف المعروفة "أنجيلا مورتيمر" (Angela Mortimer) فرصة وظيفية متميزة في دبي للانضمام إلى فريق عملها كمدير مكتب ومساعد تنفيذي (EA / Office Manager). هذه الوظيفة مصممة للأفراد الذين يجمعون بين المهارات الإدارية والتنظيمية الفائقة وفهم عميق للمبادئ المالية والمحاسبية. تعد دبي، بكونها مركزًا تجاريًا وماليًا عالميًا، المكان المثالي لمثل هذه الوظيفة الديناميكية التي تقدم تحديات مجزية ونطاقًا واسعًا للنمو المهني.
وصف الوظيفة والمسؤوليات
سيشغل شاغل الوظيفة دورًا محوريًا يدعم العمليات اليومية للمكتب ويقدم دعماً مباشراً للإدارة العليا. نظرًا للطبيعة المزدوجة للدور، ستشمل المسؤوليات مزيجًا من مهام إدارة المكاتب التقليدية ومسؤوليات تتطلب فهماً مالياً. سيكون الشخص الناجح في هذا المنصب حجر الزاوية في ضمان سير العمل بسلاسة وكفاءة.
المسؤوليات الإدارية والمكتبية:
- إدارة الجدول الزمني المكثف للمديرين التنفيذيين، بما في ذلك ترتيب المواعبات والسفر.
- تنظيم وترتيب الاجتماعات الداخلية والخارجية، وإعداد المواد اللازمة لها، وتدوين المحاضر.
- الإشراف على العمليات المكتبية اليومية لضمان بيئة عمل فعالة ومنتظمة.
- إدارة الاتصالات الواردة والصادرة، بما في ذلك البريد الإلكتروني والمكالمات الهاتفية، والتصفية حسب الأولوية.
- تنسيق الفعاليات والاجتماعات وحفلات الاستقبال الخاصة بالشركة.
- إدارة العلاقات مع الموردين ومقدمي الخدمات للمكتب.
المسؤوليات ذات الخلفية المالية:
- المساعدة في إعداد التقارير المالية والعروض التقديمية الأساسية.
- دعم فريق المالية في المهام الإدارية المتعلقة بالمحاسبة.
- مراجعة ومعالجة الفواتير والمصروفات مع الالتزام بالسياسات المالية.
- المساعدة في تتبع الميزانيات والمصروفات للمشاريع أو الأقسام المعينة.
- الحفاظ على سرية وسلامة المعلومات والبيانات المالية الحساسة.
المؤهلات والمتطلبات الأساسية
لكي تكون مرشحًا ناجحًا لهذه الوظيفة، يجب أن تستوفي المعايير التالية:
- الخبرة العملية: خبرة مثبتة لا تقل عن 3-5 سنوات في دور مشترك يجمع بين المساعدة الإدارية/إدارة المكاتب والمهام المالية. الخبرة السابقة كمساعد تنفيذي في بيئة شركات أو مؤسسة مالية تعتبر ميزة كبيرة.
- الخلفية التعليمية: درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال، المالية، المحاسبة، أو أي مجال ذي صلة. الشهادات المهنية في الإدارة أو المحاسبة ستكون إضافة قوية.
- المهارات المالية: فهم قوي للمبادئ المالية والمحاسبية الأساسية. القدرة على التعامل مع الفواتير، وتقارير المصروفات، والبيانات المالية البسيطة بدقة عالية.
- المهارات التنظيمية: مهارات تنظيمية وإدارية استثنائية مع القدرة على إدارة أولويات متعددة في بيئة سريعة الخطى.
- مهارات الاتصال: مهارات اتصال كتابية وشفهية ممتازة باللغتين العربية والإنجليزية. القدرة على التفاعل باحترافية مع جميع المستويات داخل وخارج المنظمة.
- المهارات التقنية: إتقان متقدم لحزمة برامج Microsoft Office (وخاصة Excel وPowerPoint). المعرفة بأنظمة المحاسبة أو إدارة المشاريع البسيطة ميزة إضافية.
- السمات الشخصية: الانتباه إلى التفاصيل، الموثوقية، القدرة على الحفاظ على السرية التامة، والمبادرة في حل المشكلات. يجب أن يكون المرشح قادرًا على العمل بشكل مستقل وكجزء من فريق.
المزايا والفوائد
على الرغم من أن التفاصيل المحددة للمزايا غير مذكورة، فإن الوظائف من هذا المستوى في دبي عادةً ما تتضمن حزمة مزايا تنافسية تتماشى مع معايير سوق العمل في الإمارات، والتي قد تشمل:
- راتب شهري تنافسي.
- تأمين صحي.
- تذكرة سفر سنوية.
- إجازة سنوية.
كيفية التقديم للوظيفة
يتم التقديم لهذه الوظيفة الحصرية عبر وكالة التوظيف الرائدة أنجيلا مورتيمر (Angela Mortimer). يجب على المرشحين المهتمين والذين يستوفون المتطلبات المذكورة أعلاه إعداد مستندات التقديم التالية:
- سيرة ذاتية حديثة وموجهة للوظيفة (CV) باللغة الإنجليزية، تبرز بوضوح الخبرة في الإدارة المكتبية والخلفية المالية.
- خطاب تغطية (Cover Letter) يوضح مدى ملاءمتك للدور والسبب في رغبتك بالانضمام إلى الشركة في دبي.
يجب تقديم الطلبات من خلال القناة الرسمية التي أعلنت عنها أنجيلا مورتيمر. ننصح المرشحين بالتقديم في أسرع وقت ممكن، حيث قد يتم إغلاق باب التقديم مع العثور على المرشح المناسب.
تعتبر هذه الفرصة مثالية للمحترف المنظم والموجه نحو التفاصيل والذي يبحث عن دور ديناميكي حيث يمكنه الاستفادة من مهاراته الإدارية والمالية معًا في واحدة من أكثر المدن حيوية في العالم.