مسؤول تحكم وثائق - الإمارات العربية المتحدة
تعلن شركة رائدة في السوق عن حاجتها لشغل وظيفة مسؤول تحكم وثائق في مقرها داخل الإمارات العربية المتحدة. تُعد هذه الوظيفة حجر الزاوية في ضمان كفاءة وسلاسة العمليات الإدارية والمشاريع داخل المنظمة، حيث يتحمل شاغلها مسؤولية الحفاظ على سلامة وإتاحية وتنظيم جميع الوثائق الحيوية.
وصف الوظيفة والمسؤوليات
سيتم تكليف مسؤول التحكم بالوثائق بمجموعة من المهام المحورية التي تدعم الفرق التشغيلية والإدارية. تشمل المسؤوليات الأساسية ما يلي:
- إدارة نظام الوثائق: الإشراف على دورة حياة الوثيقة الكاملة من الإنشاء والمراجعة إلى الموافقة والنشر والتخزين والأرشفة أو الإتلاف.
- التصنيف والفهرسة: تنظيم الوثائق (سواء كانت ورقية أو إلكترونية) بطريقة منهجية تسهل استرجاعها بسرعة وسهولة. يشمل ذلك المستندات الفنية، والعقود، والتقارير، ومراسلات البريد الإلكتروني الرسمية، والمحاضر.
- التحكم في الإصدارات: ضمان أن جميع الفرق تعمل على أحدث إصدار معتمد من أي وثيقة، وتتبع تاريخ التعديلات بدقة لمنع الأخطاء الناتجة عن استخدام معلومات قديمة.
- توزيع المستندات: إدارة عملية توزيع الوثائق على الأفراد أو الإدارات أو الجهات الخارجية المعنية وفقًا لبروتوكولات محددة، مع الحفاظ على سجلات التوزيع.
- ضمان الجودة والامتثال: التأكد من أن جميع الوثائق تلتزم بالمعايير الداخلية للشركة وأي لوائح صناعية أو حكومية سارية في الإمارات العربية المتحدة.
- الدعم الإداري: تقديم الدعم في إعداد وتنسيق التقارير والعروض التقديمية الرئيسية، والحفاظ على أرشيف منظم وسري.
- استخدام البرمجيات المتخصصة: العمل بكفاءة على أنظمة إدارة الوثائق (DMS) وبرامج Microsoft Office (وخاصة Word وExcel وOutlook).
المؤهلات والمتطلبات
لكي تكون مرشحًا ناجحًا لهذه الفرصة، يجب أن تستوفي المعايير التالية:
- المؤهل التعليمي: شهادة جامعية في إدارة الأعمال، أو الإدارة المكتبية، أو أي مجال ذي صلة. قد يتم استبدال الشهادة بخبرة عملية طويلة ومثبتة.
- الخبرة العملية: خبرة لا تقل عن 2-3 سنوات في دور مماثل كمسؤول تحكم وثائق أو مسؤول أرشيف، ويفضل أن تكون في بيئة مشاريع هندسية، أو إنشائية، أو صناعية، أو شركات خدمات مهنية.
- المهارات التقنية:
- إتقان ممتاز لأنظمة Microsoft Office.
- معرفة عملية بأنظمة إدارة الوثائق الإلكترونية (مثل Aconex، أو SharePoint، أو نظم مشابهة).
- فهم قوي لإجراءات مراقبة الجودة الخاصة بالوثائق.
- المهارات الشخصية:
- الدقة والاهتمام بالتفاصيل: القدرة على اكتشاف الأخطاء البسيطة والحفاظ على معايير عالية من الدقة.
- التنظيم والترتيب: مهارات تنظيمية استثنائية لإدارة كميات كبيرة من المعلومات.
- القدرة على إدارة الأولويات: مهارة إدارة الوقت والعمل تحت الضغط لتلبية المواعيد النهائية.
- مهارات اتصال قوية: القدرة على التواصل بفعالية مع جميع مستويات الإدارة والموظفين.
- النزاهة والسرية: فهم أهمية التعامل مع المعلومات الحساسة بسرية تامة.
- اللغة: إجادة اللغة الإنجليزية كتابة وتحدثًا أمرًا ضروريًا. تعتبر معرفة اللغة العربية ميزة إضافية قوية في سوق العمل الإماراتي.
بيئة العمل والفوائد
ستنضم إلى بيئة عمل ديناميكية ومحترفة حيث يتم تقدير الدقة والكفاءة التنظيمية. بينما لم يتم ذكر تفاصيل حزمة المزايا بشكل محدد، فإن الوظائف من هذا المستوى في الإمارات عادةً ما تشمل:
- راتب تنافسي يتناسب مع الخبرة والمؤهلات.
- تأمين صحي.
- تذكرة سفر سنوية.
- إجازات سنوية وفقًا لقانون العمل الإماراتي.
كيفية التقديم للوظيفة
يتم التقديم لهذه الوظيفة حصريًا عبر منصة Naukrigulf، وهي واحدة من أبرز منصات التوظيف في منطقة الخليج. ننصحك بما يلي:
- قم بتحديث سيرتك الذاتية (CV) لتبرز خبرتك ذات الصلة في إدارة الوثائق والتحكم فيها، مع ذكر الأمثلة والإنجازات.
- تأكد من أن ملفك الشخصي على منصة Naukrigulf حديث وواضح.
- ابحث عن إعلان الوظيفة بعنوان "Document Controller" على المنصة.
- قدم طلبك من خلال القنوات الرسمية المذكورة في الإعلان.
نظرًا للطبيعة الحساسة للدور، فإن عملية الاختيار قد تشمل مقابلات متعددة واختبارات عملية لتقييم المهارات. نتمنى لك التوفيق في تقديمك.
الموقع: الإمارات العربية المتحدة. نوع الوظيفة: دوام كامل.